A legolcsóbb ajánlat nem mindig a legolcsóbb kivitelezés

← Vissza a szakmai írásokhoz

Mielőtt építkezni kezdünk – 4. rész

Az előző rész itt olvasható: Nem szakágakban gondolkodunk. Hanem az egész beruházásban.

Következő rész: Hogyan marad kontroll alatt egy beruházás? →

Elkészültek a tervek.

Körvonalazódott a műszaki tartalom.

Tudjuk, mit szeretnénk megépíteni.

Elérkezik a beruházás egyik legfontosabb döntése:

Ki építse meg?

A megszokott módszer egyszerűnek tűnik.

Kérjünk három ajánlatot.

Tegyük egymás mellé a végösszegeket.

És válasszuk ki a legkedvezőbbet.

Csakhogy három különböző összeg még nem feltétlenül jelent három összehasonlítható ajánlatot.

Lehet, hogy valójában három különböző műszaki tartalomra kaptunk három különböző árat.

És itt kezdődik az a munka, amelyet a beruházónak nem feltétlenül kell egyedül elvégeznie.

A jó kivitelezőválasztás már az ajánlatkérés előtt elkezdődik

Ahhoz, hogy később összehasonlítható ajánlatokat kapjunk, először pontosan meg kell határozni:

• Mire kérünk árat?
• Mi tartozik a kivitelező feladatába?
• Milyen műszaki tartalommal?
• Milyen minőségi elvárásokkal?
• Milyen anyagokkal vagy műszaki paraméterekkel?
• Mely munkák tartoznak bele az ajánlatba?
• Melyeket kell külön feltüntetni?
• Hol fogadunk el alternatív műszaki megoldást?
• És melyek azok a pontok, amelyekből nem szeretnénk engedni?

Ha ezek nincsenek megfelelően meghatározva, akkor hiába kérünk be több ajánlatot.

Nem ugyanazt fogjuk összehasonlítani.

100, 108 vagy 115 millió?

Tegyük fel, hogy három ajánlat érkezik.

Az egyik 100 millió forint.

A másik 108 millió.

A harmadik 115 millió.

Első pillantásra egyszerűnek tűnik a döntés.

De biztosan ugyanaz van mindhárom összeg mögött?

• Ugyanolyan nyílászáró?
• Ugyanaz a hőszigetelés?
• Ugyanaz a gépészeti rendszer?
• Azonos burkolati keretek?
• Benne van az árnyékolás?
• A tereprendezés?
• A terasz?
• Az elektromos szerelvények?
• Az állványozás?
• A hulladék elszállítása?
• Az ideiglenes közművek?
• A szükséges dokumentáció?

Ha az egyik ajánlatból több fontos tétel hiányzik, akkor lehet, hogy nem 15 millió forinttal olcsóbb.

Csak 15 millió forintnyi költséget még nem látunk benne.

Az olcsó ajánlatból könnyen drága kivitelezés lehet

Az építkezés elkezdődik.

Majd sorban érkeznek a mondatok:

• „Ez nem volt benne az ajánlatban.”
• „Erre külön árat kell adnunk.”
• „Mi más műszaki megoldással számoltunk.”
• „Ez csak alap kivitelben szerepelt.”
• „A tervből ez nem volt egyértelmű.”

Egy-egy ilyen tétel még kezelhetőnek tűnhet.

De ha rendszeresen jelennek meg, az eredetileg legkedvezőbb ajánlat végül könnyen drágább lehet egy magasabb, de teljesebb ajánlatnál.

Ezért nem az az első kérdés, hogy:

Ki adta a legalacsonyabb árat?

Hanem az:

Pontosan mit kapunk ezért az árért?

Az ajánlatokat nemcsak összeadni kell

A kivitelezői ajánlatokat szakmailag is elemezni kell.

• Mi szerepel bennük?
• Mi hiányzik?
• Hol vannak jelentős eltérések?
• Azonos mennyiségekkel számoltak?
• Azonos műszaki színvonalat ajánlanak?
• Miért kerül ugyanaz a munkafázis az egyik ajánlatban jelentősen többe vagy kevesebbe?

Van feltűnően alacsony ár?

Ha igen, mi az oka?

• Hatékonyabb megoldás?
• Kedvezőbb beszerzés?
• Vagy egyszerűen hiányzik valami?

Az alacsonyabb ár lehet valódi megtakarítás. De lehet későbbi többletköltség előjele is.

A kettőt érdemes még a szerződéskötés előtt megkülönböztetni.

Az ár csak az egyik döntési szempont

Tegyük fel, hogy az ajánlatokat sikerült műszakilag összehasonlíthatóvá tenni.

Még mindig nem biztos, hogy a legalacsonyabb végösszeg jelenti a legjobb döntést.

• Milyen referenciái vannak a vállalkozónak?
• Láttunk már elkészült munkáját?
• Van megfelelő kapacitása a projektünkre?
• Ki fogja ténylegesen irányítani a kivitelezést?
• Milyen alvállalkozói háttérrel dolgozik?
• Hogyan dokumentál?
• Hogyan kezeli a változtatásokat?
• Milyen garanciális feltételeket vállal?
• Reális a vállalt határidő?
• Hogyan kommunikál?

És van egy különösen fontos kérdés:

Hogyan viselkedik akkor, amikor probléma van?

Egy összetett építkezés során szinte biztosan adódnak megoldandó helyzetek.

Egy kivitelező valódi minősége ezért nemcsak akkor látszik, amikor minden terv szerint halad.

Hanem akkor is, amikor valami nem.

Nemcsak az számít, mennyit fizetünk

Az is fontos:

mikor és mi alapján.

• Mekkora előleget kér a kivitelező?
• Hogyan történik a részszámlázás?
• Készültségi fok alapján?
• Meghatározott mérföldkövekhez kötve?
• Ki igazolja a teljesítést?
• Mekkora összeg marad a végleges átadásig?

A megfelelő fizetési ütemezés mindkét fél érdeke.

A kivitelező számára biztosítania kell a munka finanszírozhatóságát.

A beruházó számára pedig azt, hogy a kifizetések mögött ellenőrizhető teljesítés álljon.

És mi történik, ha változtatunk?

Szinte nincs olyan építkezés, ahol minden pontosan az első elképzelés szerint valósul meg.

A változtatás önmagában nem probléma.

A szabályozatlan változtatás viszont könnyen az lehet.

• Ki kezdeményezi?
• Ki hagyja jóvá?
• Mennyibe kerül?
• Milyen hatással lesz a határidőre?
• Érint más szakágat?
• Mikor kezdhető el?
• Hogyan dokumentáljuk?

Az egyik legveszélyesebb mondat:

„Csináljuk meg, majd később elszámolunk.”

A változtatás műszaki, pénzügyi és időbeli következményeit lehetőség szerint a döntés előtt kell ismerni.

Nem utána.

A szerződés nem bizalmatlanság

Egy részletes szerződés nem azért készül, mert eleve konfliktusra számítunk.

Azért készül, hogy mindkét fél ugyanazt értse a megállapodás alatt.

• Mi készül el?
• Milyen műszaki tartalommal?
• Mennyiért?
• Mikorra?
• Hogyan történik a fizetés?
• Hogyan kezeljük a változtatásokat?
• Mi történik késedelem esetén?
• Hogyan történik az átadás?
• Milyen garanciális kötelezettségek vannak?

Amit nyugodt körülmények között, a munka megkezdése előtt tisztázunk, azt később nem egy konfliktus közepén kell eldönteni.

De mindehhez a beruházónak kell értenie?

Szerintünk nem.

Egy beruházótól nem várható el, hogy pontosan felismerje:

• mi hiányzik egy kivitelezői ajánlatból,
• mely műszaki megoldások egyenértékűek,
• melyik ár reális,
• hol lehet később pótmunkára számítani,
• milyen szerződéses feltétel jelenthet kockázatot,
• vagy milyen szakmai kérdést kellett volna még feltenni.

A beruházónak nem kell építési szakemberré válnia azért, mert építkezik.

Ez az a pont, ahol a megfelelő beruházói képviselet valódi értéket tud teremteni.

Levesszük az előkészítés nehézségeit a beruházó válláról

A Komplexnél a kivitelező kiválasztását nem egy önálló pillanatként kezeljük.

Az előkészítés korábbi lépéseire építünk.

• Ismerjük a beruházó céljait.
• Ismerjük a prioritásait.
• Ismerjük a tervezett műszaki tartalmat.
• Ismerjük a pénzügyi kereteket.

Az egyablakos rendszerben összehangoljuk a szükséges szakmai területeket, és ahol speciális tudás szükséges, bevonjuk a megfelelő szakági specialistát.

Ezután előkészítjük a kivitelezői ajánlatkérést.

• Rendszerezzük a beérkező ajánlatokat.
• Feltárjuk a különbségeket.
• Tisztázzuk a hiányzó vagy nem egyértelmű tételeket.
• Vizsgáljuk a műszaki tartalmat, az árat, a határidőt, a fizetési feltételeket és a lehetséges kockázatokat.

A beruházónak nem kell egyedül eligazodnia a műszaki kérdések, ajánlatok és szakemberek között.

És közben végig ugyanazt az oldalt képviseljük

A beruházóét.

Ez alapvető.

A kivitelező a saját vállalkozásának érdekeit képviseli.

A beszállító a saját termékét értékesíti.

A különböző szakemberek pedig elsősorban a saját szakterületükért felelnek.

Mi a projekt egészét nézzük a beruházó szemszögéből.

• Megkapja azt, amire valóban szüksége van?
• Megfelel az ajánlat annak, amit eredetileg meghatároztunk?
• Reális az ár?
• Milyen kockázatokat tartalmaz?
• Egyértelmű a műszaki tartalom?
• Megfelelőek a fizetési feltételek?
• Van gazdaságosabb vagy műszakilag jobb alternatíva?
• Védhető a beruházó pozíciója, ha később változtatás vagy vita történik?

Nem valamelyik kivitelező ajánlatát szeretnénk elfogadtatni.

A beruházó számára szeretnénk megfelelő döntési helyzetet teremteni.

A döntés az Öné. Az előkészítés terhét mi visszük.

Talán ez foglalja össze legjobban a szerepünket.

Ön határozza meg, mit szeretne.

Ön állítja fel a prioritásokat.

És természetesen Ön hozza meg a végső döntést arról is, kivel szeretne szerződni.

De ehhez nem három PDF-et és három különböző végösszeget szeretnénk Ön elé tenni.

Hanem egy átlátható, szakmailag előkészített döntési helyzetet.

• Mi összegyűjtjük az információkat.
• Összehangoljuk a szakembereket.
• Feltesszük a szükséges kérdéseket.
• Feltárjuk a kockázatokat.
• Összehasonlíthatóvá tesszük a lehetőségeket.

És végig ugyanazt az oldalt képviseljük:

Az Önét.

Mert Önnek nem kell mindennek szakértőjévé válnia ahhoz, hogy jó beruházói döntést hozzon.

Erre való a megfelelő szakmai képviselet.