Hogyan marad kontroll alatt egy beruházás?

← Vissza a szakmai írásokhoz

Mielőtt építkezni kezdünk – 5. rész

Az előző rész itt olvasható: A legolcsóbb ajánlat nem mindig a legolcsóbb kivitelezés

Egy beruházás során több száz feladat, döntés, dokumentum, határidő, pénzügyi tétel és helyszíni információ keletkezhet.

Ezeket nem elég tárolni. Össze kell kapcsolni, folyamatosan követni és értelmezni kell.

Ezért fejlesztettük ki a saját Komplex Projektirányító Rendszerünket, amelyben egy helyen fogjuk össze a beruházás legfontosabb folyamatait.

A cél egyszerű:

Mi kezeljük a projekt napi összetettségét, miközben a beruházó folyamatosan átláthatja és ellenőrizheti a saját beruházását.

Egy helyen látjuk a projektet

A rendszerben nem különálló Excel-táblákban, e-mailekben, üzenetekben és mappákban próbáljuk összerakni, hogy mi történik.

Egy projekthez kapcsolódnak a feladatok, határidők, felelősök, dokumentumok, pénzügyi információk, döntések, változtatások, helyszíni jelentések és fotódokumentációk.

Így amikor egy kérdés felmerül, nemcsak magát az adatot látjuk.

Az összefüggéseit is.

• Ki a felelős?
• Mi a határidő?
• Milyen döntés előzte meg?
• Van költségvonzata?
• Befolyásol más munkafázist?
• Mi történt vele a helyszínen?

Feladat – felelős – határidő

Egy beruházásban rengeteg apró feladat keletkezik.

Ezek közül néhány jelentéktelennek tűnik – egészen addig, amíg valaki nem végzi el időben.

A rendszerben követhető:

• mi a feladat,
• ki a felelős,
• mikorra kell elkészülnie,
• milyen projekthez és munkafázishoz tartozik,
• és mi történik, ha csúszik.

Nem akkor szeretnénk észrevenni egy problémát, amikor már megállt miatta a következő munkafázis.

Terv–tény pénzügyi kontroll

A beruházás elején van egy költségkeret.

A projekt során azonban megjelennek a szerződések, megrendelések, teljesítések, számlák, módosítások és pótmunkák.

Ezért nem elég azt tudni, mennyit fizettünk ki eddig.

A rendszer segítségével azt is követni szeretnénk:

• mennyi volt a terv,
• mire vállaltunk kötelezettséget,
• mennyi teljesült,
• mennyit számláztak,
• mennyi került kifizetésre,
• és milyen várható végösszeg felé halad a projekt.

A valódi pénzügyi kontroll ugyanis nem a múlt megállapítása. Hanem a várható eltérés időben történő felismerése.

A döntéseknek is van határidejük

Egy projekt nemcsak kivitelezési feladatokból áll.

Folyamatosan döntéseket kell hozni.

• Milyen nyílászárót választunk?
• Elfogadjuk a műszaki módosítást?
• Megrendelhető az adott tétel?
• Jóváhagyjuk a többletköltséget?

Egy döntés elmaradása ugyanúgy megakaszthatja a projektet, mint egy késő kivitelező.

Ezért a döntések is követhetők:

Mi a kérdés, ki dönt, meddig kell döntenie, és milyen feladatok várnak erre a döntésre.

A változtatás nem veszhet el egy telefonbeszélgetésben

• „Legyen még egy konnektor.”
• „Tegyük arrébb ezt a falat.”
• „Cseréljük le ezt az anyagot.”

Ezekből könnyen lehet költség, határidő-módosulás vagy más szakágat érintő feladat.

Ezért a változtatásoknál követhetővé kell tenni:

• mi változott,
• ki kezdeményezte,
• ki hagyta jóvá,
• mennyi a költséghatása,
• van-e határidőhatása,
• és milyen további feladatokat érint.

Egy változtatást nemcsak végrehajtani kell. A következményeit is látni kell.

A helyszín is része a rendszernek

A projektirányítás nem érhet véget az irodában.

A helyszíni fotók, műszaki észrevételek, hibák, készültségi állapotok és ellenőrzések szintén a projekthez kapcsolódnak.

Így a fotódokumentáció nem egyszerű fényképarchívum.

Egy képhez kapcsolható projekt, munkafázis, időpont, feladat vagy műszaki észrevétel.

Hónapokkal később is visszakereshető, mi történt, hol és mikor.

A beruházó is betekinthet

A rendszer egyik legfontosabb célja, hogy a projektirányítás átvétele ne jelentse a kontroll elvesztését a beruházó számára.

Éppen ellenkezőleg.

A megfelelő jogosultsággal a beruházó betekintést kaphat a saját projektjébe.

Láthatja például:

• a projekt aktuális állapotát,
• a fontosabb határidőket,
• a pénzügyi helyzetet,
• a döntésre váró kérdéseket,
• a jelentéseket,
• a dokumentumokat,
• és a helyszíni fotódokumentációt.

Nem kell minden napi egyeztetésben részt vennie ahhoz, hogy tudja, mi történik a beruházásában.

Mindenki csak azt látja, ami rá tartozik

A beruházónak más információra van szüksége, mint egy kivitelezőnek.

A projektvezetőnek másra, mint egy szakági közreműködőnek.

Ezért a Komplex Projektirányító Rendszer jogosultságok alapján működik.

A résztvevők a szerepükhöz és az adott projekthez szükséges információkhoz férnek hozzá.

Egy rendszerben dolgozunk, de nem mindenki lát mindent.

AI projektasszisztens – nem különálló chatbotként

A fejlesztés egyik fontos iránya az intelligens projektasszisztens.

De számunkra az AI akkor hasznos, ha nem általánosságban beszélget a projektről, hanem a rendelkezésére álló projektadatokat értelmezi.

• Milyen feladat közeledik a határidejéhez?
• Mi késik?
• Milyen döntés hiányzik?
• Hol látható pénzügyi eltérés?
• Milyen kockázat igényelhet figyelmet?
• Mi az, amivel ma érdemes foglalkozni?

Az AI nem veszi át a szakmai döntést. Abban segít, hogy a nagy mennyiségű információból ne vesszen el az, ami fontos.

Nem szoftvert akartunk. Egy működési rendszert.

Ez talán a legfontosabb különbség.

A Komplex Projektirányító Rendszert nem azért fejlesztjük, hogy legyen még egy programunk.

A saját projektvezetési módszerünket építjük bele.

• Feladat → felelős → határidő.
• Döntés → jóváhagyás → következmény.
• Költség → terv → tény → várható eltérés.
• Változtatás → költség- és időhatás.
• Helyszín → dokumentáció → ellenőrzés.
• Kockázat → jelzés → intézkedés.

Mindezt egyetlen projekt köré szervezve.

A beruházónak végül öt kérdésre kell gyors választ kapnia

• Hol tartunk?
• Tartjuk a költségkeretet?
• Tartjuk a határidőt?
• Van olyan kockázat vagy probléma, amely beavatkozást igényel?
• Van olyan kérdés, amelyben nekem kell döntenem?

Ha ezekre naprakész választ tudunk adni, akkor nem egyszerűen dokumentáljuk a beruházást.

Kontroll alatt tartjuk.